DiveLogix360 – AVV-Freigabe- und Nachweisprozess¶

Stand: 09.08.2026 13:04 Branch: main Status: Fachlich freigegeben

Datum, Uhrzeit	Version	Änderung	Autor
09.08.2026 13:04	1.1	Geplanten Schweizer Einzelunternehmensrahmen und Fristenbriefing als Pflicht der Rechtsprüfung ergänzt	Codex
08.08.2026 14:35	1.0	Kontrollierten Erstellungs-, Rechtsprüfungs-, Freigabe-, Abschluss- und Änderungsprozess festgelegt	Codex

1. Statusmodell der Vorlage¶

Status	Bedeutung	Produktiv verwendbar
`draft`	Fachlicher oder redaktioneller Arbeitsentwurf	Nein
`legal_review`	Vollständige Version befindet sich in juristischer Prüfung	Nein
`changes_required`	Juristische oder fachliche Korrekturen erforderlich	Nein
`approved`	Juristisch und intern freigegebene unveränderliche Version	Ja
`superseded`	Durch eine neuere akzeptierte Version ersetzt	Nur als historischer Nachweis
`withdrawn`	Vor Verwendung zurückgezogen	Nein

Nur approved darf für neue Vertragsabschlüsse angeboten werden. Bereits akzeptierte Versionen bleiben gültig, bis eine Vertragsänderung oder rechtliche Bewertung eine erneute Annahme verlangt.

2. Erstellung und interne Prüfung¶

Compliance erstellt Hauptvertrag, Anlagen und Ländermodule als zusammengehörige Version.
Produkt und Entwicklung gleichen Verarbeitungstätigkeiten, Datenkatalog, TOM, Providerregister, Offboarding und technische Nachweisfelder ab.
Offene Platzhalter, ungeprüfte Anbieter und widersprüchliche Fristen blockieren den Übergang zu legal_review.
Die prüffertige Fassung wird als unveränderliches PDF erzeugt und mit Version, Erstellungszeitpunkt und SHA-256-Hash registriert.

3. Juristische Prüfung¶

Die qualifizierte Prüfstelle bestätigt mindestens:

endgültige Firma, Rechtsform, Sitz, Register- und Steuerangaben der Vertragspartei; geplant ist für V1 ein Schweizer Einzelunternehmen, dessen Gründung noch nicht als erfolgt dargestellt werden darf;
Anwendbarkeit und Pflichtinhalt für Schweiz, Deutschland und Österreich;
Rollenabgrenzung zwischen eigener Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung;
Weisung, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterstützung und Kontrollen;
Unterauftragnehmer-, Änderungs- und Widerspruchsverfahren;
Auslandübermittlungen und erforderliche Schutzinstrumente;
Rückgabe, Löschung, Aufbewahrung und legal_hold;
elektronische Annahme, Vertretungsnachweis und externe Unterschriften;
Haftung, Rechtswahl, Gerichtsstand und Zusammenspiel mit dem Hauptvertrag.

Für Vertrags- und Aufbewahrungsfristen ist zusätzlich das juristische Prüfbriefing vollständig zu beantworten. RF-03 bleibt bis dahin eine vorläufige zehnjährige DACH-Vertragsnachweisfrist und keine länderübergreifend behauptete gesetzliche Mindestfrist.

Prüfergebnis, Datum, geprüfte Version, festgestellte Änderungen und Freigabe müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine E-Mail ohne eindeutige Versionsreferenz genügt nicht als Freigabenachweis.

4. Interne Produktivfreigabe¶

Nach positiver Rechtsprüfung kontrolliert eine berechtigte Person:

sämtliche Pflichtanlagen und genehmigten Providerstände;
Übereinstimmung von PDF, Hash und registrierter Version;
korrekte Ländermodule und Vertragsplatzhalter;
technische Verfügbarkeit des elektronischen und externen Abschlusswegs;
serverseitige Sperre der Tenant-Admin-Einladung ohne akzeptierten AVV.

Die Freigabe dokumentiert Version, Rechtsstand, Länder, Freigabezeitpunkt, freigebende Person, juristischen Prüfnachweis und Hash. Erst danach wechselt die Version zu approved.

5. Abschluss pro Tenant¶

Das System wählt ausschliesslich eine approved-Version mit passendem Ländermodul.
Vollständige Vertragsparteien- und Unterzeichnerdaten werden geprüft.
Elektronische Annahme oder extern signiertes Dokument wird gemäss ADR-015 nachgewiesen.
Das System speichert Parteiensnapshot, Versionen, Hash, Abschlussart, Abschlusszeitpunkt und referenzierte Anlagen unveränderlich.
Erst ein gültiger Status accepted gibt die Tenant-Admin-Einladung frei.
Beide Parteien erhalten Zugriff auf die unveränderliche Vertragskopie über das geschützte Portal.

6. Änderungen und erneute Annahme¶

Jede Änderung wird als neue Version erstellt. Eine erneute Annahme ist mindestens zu prüfen bei:

geänderten Zwecken, Datenkategorien oder Kategorien betroffener Personen;
wesentlichen Änderungen der TOM oder Datenorte;
neuen Drittlandübermittlungen oder wesentlich geänderten Unterauftragnehmern;
geänderten Rückgabe-, Lösch- oder Aufbewahrungsregeln;
rechtlichen Änderungen mit Auswirkung auf Pflichten oder Risiken;
Änderungen von Haftung, Weisungsrechten oder Kontrollrechten.

Die bisherige Version wird erst superseded, wenn die neue Version erfolgreich akzeptiert wurde.

7. Nachweis und Aufbewahrung¶

Entwürfe ohne Abschluss werden nach der zentralen Fristenmatrix behandelt.
Akzeptierte, ersetzte und beendete Vertragsnachweise werden getrennt, unveränderlich und zugriffsbeschränkt aufbewahrt.
Zugriffe, Downloads, Statuswechsel, Freigaben und Prüfungen werden revisionsfähig auditiert.
Eine juristische Freigabe wird gemeinsam mit der freigegebenen Vorlage und ihrem Hash aufbewahrt.
Löschung erfolgt nach Fristablauf, sofern kein dokumentierter legal_hold besteht.

8. Abnahmekriterien für UC00-07-05¶

UC00-07-05 ist erst Erledigt, wenn:

die vollständige modulare Vorlage keine offenen Pflichtplatzhalter enthält;
Schweizer und DSGVO-Ländermodul juristisch geprüft sind;
der Prüfnachweis eine eindeutige Version und einen Hash referenziert;
interne Produktivfreigabe vorliegt;
Abschluss- und Nachweisprozess technisch umgesetzt und getestet ist;
nur approved-Versionen produktiv angeboten werden können.

Bis dahin bleibt UC00-07-05 In Bearbeitung und die AVV-Vorlage ausdrücklich nicht produktiv verwendbar.