Runbook: Rücklaufpostfach bounces@divelogix360.ch

Stand: 14.10.2026 08:05 Branch: main Status: Aktiv

Änderungshistorie anzeigen

---

Grundlage: ADR-024 – Verarbeitung von Rücklaufmeldungen und ADR-016 – Hostpoint als E-Mail-Provider
Abgrenzung: Dieses Runbook regelt den betrieblichen Teil. Die automatische Verarbeitung verschiebt nur Meldungen, die sie nicht zuordnen kann, in den Ordner «Manuell-pruefen». Bis zur Inbetriebnahme des automatischen Abrufs gilt das Runbook für alle Meldungen im Postfach.

1. Zweck

Unzustellbare Plattformnachrichten, insbesondere Einladungen, werden erkannt, nachvollziehbar behandelt und ohne unnötige Aufbewahrung personenbezogener Daten gelöscht.

2. Zuständigkeit und Prüfintervall

Punkt	Festlegung
Zuständig	Technische Leitung gemäss UC00-Dossier
Prüfintervall	Werktäglich
Zu prüfende Ordner	«Manuell-pruefen», Posteingang und Spam-Ordner von bounces@divelogix360.ch
Zugang	Hostpoint-Webmail mit dem Postfach bounces@divelogix360.ch; Zugangsdaten nur in der Secret-Verwaltung

3. Meldung erkennen

Eine Rücklaufmeldung hat in der Regel folgende Merkmale:

• Absender Mail Delivery System oder Mailer-Daemon;
• Betreff wie «Mail delivery failed: returning message to sender» oder «Undelivered Mail Returned to Sender»;
• im Quelltext Content-Type: multipart/report; report-type=delivery-status.

Andere Nachrichten, zum Beispiel automatische Abwesenheitsnotizen oder Spam, werden ohne weitere Massnahme gelöscht.

4. Vorgehen je Meldung

Schritt	Vorgehen
1	Quelltext öffnen und im Teil message/delivery-status die Felder Action, Status und Diagnostic-Code lesen.
2	Bei Action: delayed oder einem Status 4.x.x handelt es sich um einen vorübergehenden Fehler: Meldung löschen, keine weitere Massnahme.
3	Bei Action: failed mit Status 5.x.x die Message-ID der Originalnachricht aus dem Kopf References: oder aus der angehängten Originalnachricht notieren.
4	Prüfen, ob die Meldung aus einem Entwicklungs- oder Testversand stammt (Empfänger dev@divelogix360.ch oder synthetische Testadresse). Falls ja: Meldung löschen.
5	Betrifft die Meldung einen produktiven Versand, den die automatische Verarbeitung nicht zuordnen konnte, wird ein Betriebsticket mit Message-ID, Zeitpunkt und Fehlercode erfasst. Empfängeradresse und Nachrichteninhalt werden nicht ins Ticket übernommen.
6	Eine Korrektur des Versandstatus in der Datenbank erfolgt nur über einen nach ADR-023 freigegebenen, zeitbegrenzten und protokollierten Zugriff. Bevorzugt wird die Ursache in der automatischen Verarbeitung behoben und die Meldung erneut verarbeitet.
7	Meldung nach Abschluss unverzüglich löschen und den Papierkorb leeren.

5. Datenschutz

• Rücklaufmeldungen enthalten die vollständige Originalnachricht, bei Einladungen also auch den Einladungslink. Sie werden weder weitergeleitet noch exportiert und nach der Bearbeitung unverzüglich gelöscht.
• In Tickets, Protokollen und Nachweisen werden nur Message-ID, Zeitpunkt und standardisierter Fehlercode festgehalten.
• Für Unit-Tests verwendete Beispielmeldungen werden vollständig anonymisiert: Adressen ersetzt, Signaturen und IP-Adressen entfernt.

6. Eskalation

Situation	Massnahme
Mehrere Meldungen im Ordner «Manuell-pruefen» mit gleichem Muster	Parser-Fehler vermuten; Betriebsticket für die technische Korrektur erfassen
Viele endgültige Fehler innerhalb kurzer Zeit	Versandqualität und Reputation prüfen; DMARC-Berichte an dmarc@divelogix360.ch einbeziehen
Rücklaufpostfach nicht erreichbar oder voll	Hostpoint-Kundencenter prüfen; Abruf bis zur Behebung beobachten

Änderungshistorie

Datum, Uhrzeit	Version	Änderung	Autor
14.10.2026 08:05	0.3	Ordnername an die Umsetzung angeglichen: «Manuell-pruefen» ohne Umlaut für IMAP	Claude
12.10.2026 22:58	0.2	Zuständigkeit (technische Leitung) und werktägliches Prüfintervall durch David Mittig bestätigt; Status von Entwurf auf Aktiv gesetzt	Claude
12.10.2026 22:29	0.1	Runbook für das Rücklaufpostfach gemäss ADR-024 als Entwurf erstellt	Claude